пошук  
версія для друку
03.06.2011 | Ігор Усенко, Костянтин Новохатський

Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам

   

Проект

 

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Законів України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про інформацію», «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо посилення протидії незаконному обігу архівних документів» та Положення про Державну архівну службу України, затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 407, з подальшими змінами і доповненнями.

1.2. Державні архівні установи, архівні відділи міських рад (далі – архіви) надають документи Національного архівного фонду (далі – НАФ), що належать державі, територіальним громадам, для користування; створюють для цього необхідний загальнодоступний довідковий апарат; відповідно до наявних технічних можливостей забезпечують умови для віддаленого доступу до довідкового апарату і документів НАФ, що користуються найбільшим попитом; видають архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняють запити фізичних і юридичних осіб; повідомляють про документи, у яких містяться відомості, що можуть бути використані органами державної влади і органами місцевого самоврядування та іншими заінтересованими сторонами; публікують, експонують та в іншій формі популяризують архівні документи; виконують інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах НАФ.

1.3. Цей Порядок установлює основні вимоги щодо оформлення осіб для роботи в читальних залах (секторах користування документами, віртуальних читальних залах) архівів, організації доступу до документів НАФ загального користування, що належать державі або територіальним громадам, видавання цих документів у тимчасове користування, роботи з цими документами та їх копіювання, а також визначає права та обов'язки користувачів.

1.4. Дія цього Порядку поширюється на центральні державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних державних адміністрацій, архівні відділи міських рад, галузеві державні архіви, архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних установ, підприємств і організацій, а також архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек.

Порядок користування документами НАФ, що належать іншим власникам, визначається власником документів з урахуванням рекомендацій Державної архівної служби України.

1.5. Відвідування користувачами читальних залів архівів, ознайомлення з довідковим апаратом і надання фізичним особам для користування документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, відповідно до встановлених у пункті 3.3 цього Порядку нормативів, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюються безоплатно.

1.6. Платні послуги користувачам надаються згідно з Переліком платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 року № 639 (зі змінами).

1.7. Графік роботи читального залу, затверджений наказом керівництва архіву, має відповідати режимові роботи архіву, передбачати можливість праці у суботні дні та вечірні години і регулюватися відповідно до кількості користувачів та частоти відвідувань ними читального залу.

Графік роботи читального залу має бути вивішено у доступному для відвідувачів місці, а також оприлюднено на веб-сайті архіву, у місцевих засобах масової інформації, довідково-інформаційних виданнях архіву або в інший спосіб.

1.8. Цей Порядок має бути вивішено у доступному для відвідувачів місці.

 

2. Оформлення осіб для користування документами НАФ у читальних залах (секторах користування документами, віртуальних читальних залах) архівів

2.1. Особи, які мають намір користуватися документами НАФ у читальних залах (секторах користування документами, віртуальних читальних залах) архівів, подають паспорт (посвідчення особи), ознайомлюються з Порядком користування документами архіву і заповнюють заяву встановленого зразка (додаток 1). Своїм підписом у заяві (позначкою в електронній формі) вони засвідчують факт ознайомлення з цим Порядком та зобов'язання його виконувати. Заяву користувач може надіслати поштою, зокрема, електронною (за наявності в архіві такої пошти).

2.2. Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів НАФ і мають такі самі обов'язки щодо користування ними, як і громадяни України.

2.3. Особи, які мають намір користуватися документами, щодо яких юридичні і фізичні особи, котрі передали зазначені документи на зберігання, встановили певні обмеження доступу, додатково подають відповідний лист-доручення або лист-згоду від фондоутворювачів або їх правонаступників. Порядок оформлення доступу до документів, які містять державну таємницю, службову або конфіденційну інформацію, визначається відповідним законодавством.

2.4. Керівник архіву перевіряє повноту і правильність наведення у заяві обов’язкових відомостей про користувача, а у разі потреби також наявність у нього повноважень представляти юридичну особу або належно оформленого права працювати з документами, доступ до яких обмежено відповідно до законодавства, і з відповідною резолюцією передає заяву до читального залу.

Забороняється вимагати від користувачів надання документів, не передбачених цим Порядком.

2.5. На підставі документа, що посвідчує особу, та згідно з резолюцією керівника архіву на заяві користувача завідувач читального залу або особа, яка виконує його обов'язки, видає користувачеві перепустку до читального залу архіву або інформацію, необхідну для забезпечення дистанційного доступу до документів.

2.6. Завідувач читального залу формує на кожного користувача справу, до якої входять його заява, замовлення користувача на видавання конкретних документів НАФ, копії відмов у доступі до документів та інші документи, що стосуються користування документами НАФ.

2.7. У разі, якщо документи НАФ копіюються чи іншим чином використовуються з комерційною метою, архів укладає з користувачем або з особою, яку він представляє, окремий цивільно-правовий договір.

2.8. Керівництво архіву (або, за його поданням, керівництво Державної архівної служби України) має право припинити або обмежити доступ до документів НАФ, особі, яка грубо порушила цей Порядок (у разі псування, знищення, підроблення, розкрадання документів НАФ, або свідомого перекручення чи фальсифікації відомостей, що містяться в документах, порушення з вини користувача строків повернення документів, наданих у тимчасове користування за межами архіву), незалежно від того, в якому архіві вчинено це порушення. Про відмову (обмеження) в доступі до документів НАФ користувачеві повідомляється письмово із зазначенням підстав відмови.

 

3. Організація роботи користувачів у читальних залах архівів, їх права та обов'язки

3.1. Архіви надають користувачам відповідно до їхніх замовлень копії документів НАФ з фондів користування, а в разі їх відсутності оригінали документів (справи, кіно-, фоно-, відеодокументи), довідковий апарат (довідники, путівники, описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки тощо), а за обґрунтованої потреби й згодою керівництва архіву – облікові документи (справи фондів, реєстри описів фондів).

Користувачі можуть користуватися виданнями, що зберігаються у довідкових бібліотеках архівів і підсобних фондах читальних залів.

3.2. Документи НАФ надаються на підставі письмового замовлення встановленого зразка (додаток 2), яке подається користувачем особисто або поштою, зокрема, електронною.

3.3. Кількість документів, які щоденно можуть видаватися одному користувачеві, визначаються керівництвом архівом, виходячи з розрахунку навантаження, яке припадає на працівників архіву за середньостатистичної для цього архіву кількості відвідувачів. При цьому користувачеві забезпечується одержання щоденно не менше 5 описів, 10 бюксів мікрокопій, однієї тисячі аркушів архівних справ (але загалом не більше 20 справ), 50 кальок науково-технічної документації, 20 одиниць зберігання кінодокументів, а також звукозаписів, що за загальним обсягом не перевищують чотирьох годин звучання, та відеодокументів, що за загальним обсягом не перевищують чотирьох годин екранного часу.

Дозволяється подання замовлень користувачем одночасно не більше, ніж на три робочі дні вперед.

3.4. Збільшення обсягів щоденного видавання документів НАФ користувачеві понад встановлені норми може бути передбачено як платна послуга.

3.5. Справи та документи, на які в архівах існують фонди користування, видаються до читальних залів архівів лише в копіях.

За наявності якісних копій замовлених документів у фонді користування оригінали документів НАФ з метою забезпечення їх збереженості видаються з дозволу керівництва архіву лише у виключних випадках – для спеціального джерелознавчого дослідження, що потребує вивчення матеріалу носія інформації, зовнішніх ознак документа тощо.

3.6. Працівники архівосховища зобов'язані здійснювати поаркушне перевіряння одиниць зберігання та справ перед їх видаванням користувачеві, а працівники читального залу – після їх повернення користувачем, що фіксується у замовленні на видавання справ (додаток 2). На вимогу користувача перевірка повернутих документів має здійснюватися у його присутності.

3.7. Замовлені користувачем документи НАФ у читальному залі зберігаються у спеціальних шафах, доступ до яких мають лише працівники читального залу.

У разі, якщо документ (одиницю зберігання) одночасно замовили кілька користувачів, порядок користування ним визначається завідувачем читального залу.

3.8. Описи, інші нетиражовані архівні довідники видаються користувачам на строк до 5 днів, копії та видання – до одного місяця, оригінали документів НАФ – до 10 днів, оригінали унікальних та особливо цінних документів – до 5 днів.

Строк користування обчислюється з дня видавання документів з архівосховища. Подальше подовження строків здійснюється за погодженням з керівництвом архіву на підставі мотивованої письмової заяви користувача.

3.9. Якщо користувач не звертається за замовленими документами, то їх повертають до архівосховища після закінчення строку, зазначеного у п. 3.8. цього Порядку.

3.10. Друковані видання, примірники описів, що зберігаються безпосередньо в читальних залах архівів, видаються користувачам у день замовлення.

Строк видавання інших описів, справ, документів не повинен перевищувати двох робочих днів від часу оформлення замовлення, без урахування дня замовлення.

Якщо документи з конкретного віддаленого архівосховища через технічні умови видаються лише раз на тиждень, то норма видавання таких документів для користувача збільшується втричі. Якщо ж документи видаються рідше, ніж раз на тиждень, то дозволяється на вимогу користувача перевезення їх до читального залу транспортом користувача або іншим транспортом за його рахунок у кількості, що забезпечить місячну потребу користувача у документах.

На прохання користувача у разі наявності технічної можливості замовлені документи за рішенням керівництва архіву можуть бути видані невідкладно як платна послуга.

3.11. Справи та документи, що перебувають у незадовільному стані, видаються користувачам, як правило, лише після проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхових копій. Строк такого обмеження не може перевищувати одного року з дня замовлення.

У виключних випадках нетривале у часі ознайомлення з конкретною інформацію, що міститься в таких документах, здійснюється за погодженням з керівництвом архіву у присутності завідувача читального залу.

3.12. Підставою для відстрочки у видаванні користувачам документів НАФ є:

 – установлення фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником особливих умов користування документами особового походження;

– необхідність науково-технічного опрацювання, поліпшення фізичного стану, перевіряння наявності документів;

– перебування документів у тимчасовому користуванні за межами архіву.

3.13. Користувачі документами НАФ мають право:

– користуватися в читальному залі архіву копіями документів з фондів користування, а у разі їх відсутності – оригіналами, якщо доступ до них не обмежено на підставах, визначених законом, а також відповідно до закону користуватися документами обмеженого доступу;

– отримувати від архівів довідки про відомості, що містяться в документах, доступ до яких не обмежено;

– отримувати за письмовою згодою керівництва архіву документи або їх копії в тимчасове користування за межами архіву;

– отримувати в працівників архіву консультації про зміст і місцезнаходження документів, зокрема, щодо документів, які зберігаються в інших архівах;

– виготовляти, у тому числі за допомогою технічних засобів, копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів та не порушує авторських та суміжних прав, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівом;

– публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст документів НАФ з обов'язковим посиланням на місця їх зберігання і з дотриманням умов, передбачених законодавством;

– користуватися за погодженням з керівництвом архіву технічними засобами, що полегшують їх роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, комп'ютер, смартфон, диктофон, фотоапарат тощо), за умови, що вони не завдають шкоди документам НАФ і не заважають іншим користувачам;

– користуватися за погодженням з керівництвом архіву послугами перекладача та спеціаліста з копіювання документів образотворчого та графічного характеру, яких оформлюють як окремих користувачів;

– оскаржувати в порядку підлеглості або в судовому порядку дії посадових осіб архіву, що перешкоджають реалізації законних прав користувачів;

– вносити керівництву архіву пропозиції щодо поліпшення організації діяльності архіву та умов роботи з документами НАФ;

– у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу, вимагати від архіву долучення до цих документів письмового обґрунтованого спростування чи доповнення зазначених відомостей.

Особи з обмеженими фізичними можливостями мають право безоплатно отримувати додаткові послуги залежно від свого стану, спрямовані на забезпечення користування документами НАФ.

3.14. Обов'язки користувачів документів НАФ:

– вчасно інформувати працівників архіву в разі зміни анкетних даних під час роботи в архіві чи користування документами НАФ поза архівом;

– дотримуватися встановленого порядку користування документами НАФ, зокрема своєчасно виконувати законні вимоги працівників архіву, запобігати пошкодженню документів, не виносити їх із читального залу, не передавати іншим особам, які не несуть відповідальності за їх зберігання, не робити в них позначок та підкреслювань, не писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах; не заносити до архіву сторонніх архівних документів у будь-якому вигляді (їх копій) та видань без дозволу керівництва архіву; під час роботи з кіно-, відео-, фото-, фонодокументами, електронними документами та мікрокопіями дотримуватися вимог поводження з цими документами та апаратурою;

– забезпечувати збереженість і вчасне повернення документів НАФ, довідкового апарату, видань, наданих їм у користування, негайно інформувати працівників читального залу (керівництво архіву) про виявлені випадки пошкодження чи недостачі документів;

– заповнювати аркуш користування архівними документами (додаток 3);

– у разі копіювання документів НАФ власними технічними засобами погоджувати з керівництвом архіву технічні умови цього копіювання і безкоштовно передавати архіву один примірник кожної копії (як правило, у цифровому вигляді);

– не допускати перекручень або фальсифікацій використаних відомостей, що містяться в документах НАФ, а також порушень права інтелектуальної власності, розголошень персональних даних та іншої охоронюваної законом інформації;

– надавати архівам бібліографічну інформацію про видання, у яких використано інформацію архівних документів;

– не використовувати з комерційною метою відомості, що містяться в документах НАФ, без укладання відповідного договору з архівом.

 

4. Видавання документів НАФ працівникам архіву та в тимчасове користування за межами архіву

4.1. Документи НАФ видаються працівникам архіву на їх робочі місця для виконання службових завдань.

Строки і обсяги видавання документів для архівних робіт обумовлюються планами роботи і встановлюються керівництвом архіву.

Залучення для виконання службових завдань працівниками архіву архівних документів (їх копій) з інших архівних установ чи приватних архівних зібрань здійснюється за письмовим дозволом керівництва.

Працівники архіву, які отримують документи НАФ у користування на робочих місцях, зобов'язані виконувати обов'язки, зазначені у пункті 3.14 цього Порядку.

4.2. Як виняток, з огляду на особливості використання документної інформації (експонування на виставках, богослужіння, підготовка факсимільних видань, здійснення порівняльного джерелознавчого аналізу, судово-слідчі дії, інтенсивне термінове використання великого обсягу інформації з конкретною виробничою метою тощо) оригінали документів НАФ можуть видаватися у тимчасове користування за межами архіву.

Унікальні документи НАФ у тимчасове користування за межами архіву не видаються.

4.3. В офіційному запиті на адресу керівництва архіву користувач обґрунтовує необхідність надання документів НАФ у тимчасове користування, зазначає строк, на який бажано передати документи, а також дає гарантії забезпечення збереженості документів та їх вчасного повернення. Для прийняття рішення щодо можливості надання документів у користування за межами архіву керівництво архіву організовує перевірку працівниками архіву умов забезпечення збереженості документів у майбутнього користувача.

4.4. У разі згоди керівництва архіву на надання документів НАФ у тимчасове користування за межі архіву укладається договір архіву з користувачем. Видавання документів оформлюється актом (додаток 4).

4.5. Документи НАФ видаються для користування поза архівом, як правило, на строк, що не перевищує одного місяця.

Релігійним організаціям документи богослужбового характеру (предмети культу) можуть видаватися у тимчасове користування на строк, що не перевищує одного року, за умови проведення їх грошової оцінки, а також страхування одержувачем.

4.6. Подовження встановлених строків перебування документів НАФ у користуванні за межами архіву допускається в особливих випадках з дозволу керівництва архіву лише на підставі письмового звернення користувача з поясненням причин необхідності продовження користування виданими документами та перевіркою працівниками архіву за дорученням керівництва архіву їх наявності і дотримання нормативних умов зберігання.

4.7. Архів має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за межами архіву.

 

5. Організація копіювання документів на замовлення користувача

5.1. На замовлення користувачів і відповідно до технічних можливостей та стану документів архіви виготовляють ксерокопії, мікрокопії, фотокопії, цифрові копії документів, а також копії кіно-, відео-, фото-, фонодокументів, які в них зберігаються.

5.2. Замовлення на копіювання документів НАФ оформлюється користувачем на бланку встановленого зразка і передається працівникові читального залу (додаток 5).

5.3. Копіювання архівом документів здійснюється після оплати вартості замовлення.

5.4. Копіювання документів особових фондів та фондів, для яких за розпорядженням фондоутворювача або власника встановлено особливі умови користування, провадиться відповідно до умов, установлених ними з урахуванням рекомендацій Державної архівної служби України.

5.5. Строки та спосіб виготовлення копій визначаються керівництвом архіву за погодженням із замовником з урахуванням наявності відповідних технічних засобів і стану документів НАФ, але не можуть перевищувати одного місяця.

5.6. Копіювання фондів, колекцій у повному обсязі здійснюється лише у виключних випадках, з дозволу керівництва архіву та у разі, якщо для цього є спеціальні застереження фондоутворювачів.

5.7. Якщо користувач замовляє копії унікальних або особливо цінних документів НАФ за наявності їх мікрокопій або цифрових копій, то вони виготовляються лише з цих копій.

Не приймаються замовлення на копіювання документів НАФ у незадовільному стані або якщо копіювання наявними копіювальними засобами може спричинити погіршення стану документів.

5.8. Копії документів НАФ, виготовлені на замовлення користувачів, можуть бути видані їм або їх повноважним представникам в архівах або надіслані за вказаною адресою користувача. Поштові витрати відносять на рахунок замовників.

5.9. Винесення з архіву копій документів НАФ, виготовлених користувачем або на його замовлення, оформлюється спеціальною перепусткою за підписом керівництва архіву.

 

6. Відповідальність за порушення Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам

6.1. Особи, винні в порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, несуть відповідальність за статтями 42 і 43 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»

6.2. Спори, пов’язані з порушенням цього Порядку та відшкодуванням винною особою завданої шкоди, вирішуються в судовому порядку.


                    Додаток 1

ФОРМА ЗАЯВИ КОРИСТУВАЧА
 

 «Видати читацький квиток»
 Керівник архіву
Підпис   Розшифрування
 підпису
 Дата
_________________________________

_________________________________

(найменування посади і прізвище керівника

архівної установи, якому адресується заява)

 

громадянина __________ (країна)________________________________ (ПІБ),

паспорт _________(серія, номер, яким органом і коли виданий), який постійно мешкає за адресою__________________________________________________

 

ЗАЯВА

Прошу оформити мене як користувача документами НАФ, що зберігаються у ___________________________________________ ( назва архіву).

З Порядком користування документами НАФ ознайомився(лась) і
зобов'язуюсь його додержуватися.
 

Додатково повідомляю про себе такі відомості (заповнюється на добровільних засадах для сприяння узагальненню статистичної інформації про користувачів документами НАФ і створення умов для покращання інформаційного обслуговування користувачів)

 

Рік народження ____________________________________________________
 

Місце роботи, посада ______________________________________________
 

_________________________________________________________________
 

 Освіта, науковий ступінь, учене звання _______________________________
 

_________________________________________________________________
 

Мета роботи _____________________________________________________
        (підготовка статті, монографії, дисертації тощо)
 

Тема (теми) роботи, хронологічні межі __________________________________________________________________
 

__________________________________________________________________
 

__________________________________________________________________
 

 Використання документної інформації з комерційною метою _________
                                                                                  (так, ні)
 

Контактна інформація: _____________________________________________
 

№ телефону __________________ Факс  __________________ E-mail: __________________
 

 

Дата           Підпис _____________

 

                                                                                                                                                                     Додаток 2
         
 

ФОРМА ЗАМОВЛЕННЯ НА ВИДАВАННЯ СПРАВ
 
 

 Найменування архівної установи
 

 ЗАМОВЛЕННЯ                                                    ДОЗВОЛЯЮ видавання справ
                                                                                       Керівник архіву

 __________ № ____________                                                                  Підпис  Розшифрування підпису
                   
 на видавання справ до                                                                              Дата
 читального залу
 
 

 Прошу видати ____________________________________________________
       (прізвище, ініціали і посада користувача)
 такі справи:
 

Фонд №

Опис №

Справа №

Заголовок справи

Кількість аркушів

Підпис користувача

Підпис працівника

читального залу

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

Підпис замовника       Розшифрування підпису
 

Дата
 


 


                                                                                                   Додаток 3
         
 

ФОРМИ АРКУШІВ КОРИСТУВАННЯ АРХІВНИМИ ДОКУМЕНТАМИ

 

Найменування архівної установи
 
 

    АРКУШ КОРИСТУВАННЯ АРХІВНИМИ ДОКУМЕНТАМИ
 
 Фонд № _______________ Опис № _______________ Справа № __________
 

 Заголовок справи ________________________________________________
 

__________________________________________________________________
 

Дата користування

Прізвище, ініціали користувача

Характер користування (копіювання, перегляд, витяги тощо)

Номери аркушів, з яких зроблено копії, витяги тощо

Підпис користувача

1

2

3

4

5

 


Найменування архівної установи
 

  

АРКУШ КОРИСТУВАННЯ КІНО-, ВІДЕОДОКУМЕНТАМИ
 
 

 Одиниця обліку № _________________ Рік виробництва_______________
 

Дата користування

Користувач (організація або особа)

Мета користування

Примітка

1

2

3

4

 

                                                                                                                                  


 

Додаток 4

 

Найменування архівної установи
 

АКТ
 

 _____________ № ______________
 

 ______________________________
  (місце складання)
 

ВИДАВАННЯ СПРАВ У ТИМЧАСОВЕ КОРИСТУВАННЯ
 

 ________________________________________________________________
 (прізвище, ім’я, по-батькові фізичної особи-користувача,
 

_________________________________________________________________
 найменування установи-користувача, їх поштова адреса)
 

 

 Підстава ________________________________________________________
 

__________________________________________________________________
 

 З якою метою видаються справи ___________________________________
 

__________________________________________________________________
 

 Видаються такі справи з фонду ___________________________________
              (назва фонду)
 

№ з/п

Опис №

Справа №

Заголовок справи

Крайні дати документів справи

Кількість аркушів справи

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

 

 

Разом видаються ________________________________ справ (загальною
         (цифрами і літерами)
 

кількістю аркушів, часу звучання, метражем) _________________________

на термін до ____________.
 

       Справи видані в упорядкованому стані, оправлені в обкладинки,
з пронумерованими аркушами й засвідчувальними написами.

       Отримувач зобов'язується не надавати справи, отримані в
тимчасове користування, стороннім особам, не видавати на їх
підставі копій, витягів і довідок, не публікувати документи без
дозволу архіву.

       Отримувач зобов'язується повернути справи в термін, зазначений
в акті.

       Користувача попереджено про відповідальність за порушення законодавства про НАФ та архівні установи.      


 

 Видав справи           Отримав справи
 

 ____________________________   ____________________________
  (назва посади)      
 

 Підпис Розшифрування підпису                        Підпис Розшифрування підпису
 Дата                                                                                           Дата
 

 

 Керівник установи, що видала                                           Керівник установи, що
 справи                                                                                   отримала справи
 

 Підпис Розшифрування підпису                                        Підпис Розшифрування підпису
 Дата                                                                                      Дата
 

 Печатка                                                                                         Печатка

 

 Справи повернені в повному обсязі та збереженості
 

 Прийняв справи                                Здав справи

 ____________________________    ____________________________
  (назва посади)         

 

 Підпис Розшифрування підпису    Підпис Розшифрування підпису
 Дата                                                       Дата
 


 

                                                            


 

                                                                                                    Додаток 5
         
 

ЗРАЗОК ЗАМОВЛЕННЯ НА КОПІЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ
 

 Найменування архівної установи
 

 ЗАМОВЛЕННЯ                                                                       ДОЗВОЛЯЮ
                                                                                                      копіювання документів

 __________ № _________                                                  Керівник архіву
                                                                                      Підпис

                                                                                                                                              Розшифрування підпису
                                                                                                                               Дата

НА КОПІЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ     
                                                                                       
 
 

 Прошу виготовити копії документів _______________________________
                (прізвище, ініціали користувача)
  

 таких справ:
 

Фонд №

Опис №

Справа №

Номери аркушів*

Спосіб відтворення

Кількість негативів**

Розміри та кількість позитивів

1

2

3

4

5

6

7

 

 

  * Слід обов'язково зазначати наявність зворотного боку
аркушів, якщо вони підлягають копіюванню (напр., арк. 1 та зворот
або арк. 4 та зворот). Якщо аркуші справи копіюються підряд, то
потрібно зазначити, з якого до якого аркуша копіювати, не
перераховуючи зворотів (напр., 1-10 та звороти).

  ** Необхідно підрахувати кількість аркушів, що підлягають копіюванню, з урахуванням їх зворотного боку.

 

Найменування та адреса установи (особи), яка оплачує замовлення
 

__________________________________________________________________
 

"___"______________ 20___р.     ___________________________
                                             (підпис замовника)
 

 Відмітка про оплату вартості замовлення _________________________
 

 "___"________________ 20___р.     _________________________
                                                             (підпис бухгалтера)
 

 Прийнято на копіювання "___"____________ 20___ р. _________________
                                                             (підпис виконавця)
 

 Виконано "___"_____________ 20___р.
 

 Замовлення одержав "___"___________ 20___р. ______________________
                                                              (підпис замовника, його
         
                                                   повноважного представника
                                                      або працівника архіву, якщо
     
                                               замовлення надіслане поштою)
 

 

 

Рекомендувати цей матеріал
X




забув пароль

реєстрація

X

X

надіслати мені новий пароль


догори