1. Мета політики
Мета політики — створити безпечне та конфіденційне середовище, у якому будь-яка особа (співробітник, підрядник, волонтер, бенефіціар) може повідомити про підозру на неправомірні дії, а також забезпечити захист викривачів від переслідування, дискримінації чи покарання.
2. Сфера застосування політики
Сфера дії даної політики поширюється на співробітників та членів правління Харківської правозахисної групи (ХПГ), волонтерів, постачальників, підрядників, бенефіціарів.
3. Типові випадки порушень або неправомірних дій
Типовими випадками порушень або неправомірних дій є:
1) Шахрайство, зловживання коштами;
2) Хабарництво, корупція;
3) Конфлікт інтересів;
4) Порушення трудових прав або прав людини;
5) Експлуатація, насильство, домагання;
6) Порушення політик та регламентів організації;
7) Інші дії, які суперечать законодавству або етичним нормам.
4. Розслідування повідомлень про порушення або неправомірні дії
Усі повідомлення подаються директору ХПГ, а якщо йдеться про порушення або неправомірні дії з його боку, — то голові Ради ХПГ. Директор або Голова Ради відразу вживають необхідних заходів для мінімізації потенційного збитку і забезпечення швидкого розслідування повідомлення. Після того, як він (або вона) отримає такий сигнал, він (або вона) має провести ряд конкретних дій для виявлення правди у цьому відношенні. Цими правилами ХПГ гарантує конфіденційність і безпеку інформації. Анонімні повідомлення не беруться до уваги і не розглядаються.
При необхідності за рішенням директора або голови Ради ХПГ створюється група або встановлюється уповноважений контролер для негайного розслідування повідомлення. В особливих випадках відповідальні особи повинні зв’язатися із зовнішнім аудитором. Результати розслідування повинні бути доведені директором до персоналу і усіх членів ХПГ.
Директор повинен повідомити співробітників та членів ХПГ після закінчення розслідування про наступні факти:
— Подробиці того, що сталося, втрати з боку ХПГ (якщо такі є), як це було виявлено;
— Вжиті заходи, якщо такі були, обходження з відповідальними особами;
— Заходи, вжиті для відновлення втрачених активів та коштів;
— Дії, вжиті для запобігання аналогічних ситуацій у майбутньому.
5. Дисциплінарні заходи
Відносно осіб, порушення або неправомірні дії яких буди встановлені розслідуванням, можуть бути вжиті наступні заходи:
— докір;
— штрафи адміністративного чи фінансового характеру;
— звільнення.
6. Обов’язки організації
ХПГ зобов’язана інформувати своїх працівників про права тих, хто повідомляє про порушення або неправомірні дії, та захист від дискримінації чи репресій за повідомлення розумних доказів грубого неналежного управління, зловживань або порушень.
ХПГ зобов’язана забезпечити незалежне розслідування повідомлення, відділене від можливих конфліктів інтересів, а також забезпечити захист автора (авторки) повідомлення від звільнення, пониження в посаді, переслідуванні, дискримінації, булінгу тощо.
ХПГ також зобов’язана звітувати (в узагальненому вигляді) про кількість і тип заяв, прийняті заходи.