Правила для персоналу громадської організації «Харківська правозахисна група»

19.04.2024

ЗАТВЕРДЖЕНО:

30 грудня 2012 року

Директор Є.Ю. Захаров

Вступ

Громадська організація «Харківська правозахисна група» (далі – ХПГ) є неприбутковою організацією, яка зареєстрована відповідно до законодавства України. ХПГ діє на підставі Закону України «Про об’єднання громадян» та Статуту.

ХПГ реалізує свої статутні цілі та завдання на підставі наступних принципів:

1) законності;

2) об’єктивності;

3) пріоритетності захисту прав людини і основоположних свобод;

4) відданості справі захисту суспільного блага

5) політичної та релігійної неупередженості;

6) конфіденційності персональних даних;

7) запобігання конфлікту інтересів та корупції;

8) вирішення конфліктів всередині організації;

9) солідарності – взаємовідносини членів ХПГ та персоналу будуються на засадах взаємної довіри, взаємоповаги, взаємодопомоги;

10) рівності;

11) доброзичливості, терпимості, поваги до позиції меншості.

Мета

Ці Правила мають на меті забезпечити персонал ХПГ інформацією про організаційну структуру, внутрішню політику ХПГ, правила трудового розпорядку, а також права та обов’язки працівників та ХПГ як роботодавця.

Ці Правила розроблено на підставі рішення (постійний виконавчий орган та дата) у редакції (дата).

Директор або керівник підрозділу забезпечують ознайомлення працівників із чинною редакцією цих Правил, в тому числі місією та основними цілями ХПГ, при укладанні трудових або цивільно-правових договорів.

Гарантії щодо зайнятості, охорони праці, праці жінок, молоді, інвалідів надаються в порядку, передбаченому законодавством про працю.

Місія ХПГ – захист прав людини і основоположних свобод від посягань з боку держави, а також надання допомоги останній в реалізації і захисті цих прав.

ХПГ складається з 8 основних структурних підрозділів, що здійснюють окремі програми і виконують координацію і підтримку діяльності організації (див. Схему нижче).

У 2012-2015 рр.. ХПГ реалізує наступні програми:
1. Боротьба проти політичних переслідувань.
2. Попередження катувань і поганого поводження
      2.1. Громадська кампанія проти катувань та поганого поводження
      2.2. Зміцнення системи ювенальної юстиції (протидія катуванням і жорстокому
      поводженню з дітьми).
3. Захист свободи вираження поглядів, доступу до інформації та права на приватність; підвищення прозорості та відкритості діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування.
4. Боротьба проти дискримінації, расизму, ксенофобії і злочинів на ґрунті ненависті.
5. Служби безпеки в умовах конституційної демократії
6. Поширення інформації про права людини та основні свободи в Україні
7. Громадянська освіта і права людини
8. Моніторинг виконання рішень міжнародних органів
9. Вивчення історії правозахисного руху в СРСР і Україні, історії політичних репресій в СРСР

Розділ І. Загальні положення

Ці Правила регулюють відносини між ХПГ та фізичними особами, які виконують свої обов’язки відповідно до трудових або цивільно-правових договорів.

Правила застосовуються також до членів Ради ХПГ та Ревізійної комісії ХПГ, якщо інше не встановлено рішенням Загальних зборів, які членів цих статутних органів.

Правила застосовуються до безоплатного надання послуг ХПГ в випадках, визначених у Правилах або в актах законодавства України.

Правила не застосовуються до фізичних осіб-підприємців, які надають послуги або виконують роботи на замовлення ХПГ відповідно до Правил закупівель ХПГ.

Внесення змін

Ці Правила підлягають регулярному перегляду з метою забезпечити відповідність окремих положень місії та стратегічним планам ХПГ, законодавству України, а також кращим практикам у сфері управління персоналом.

Регулярний перегляд цих Правил та внесення змін до них здійснюється Директором та старшим офіс-менеджером за участю керівників структурних підрозділів ХПГ не рідше одного разу на рік.

У випадку внесення змін стосовно прав та/або обов’язків працівників, передбачених цими Правилами, Директор ХПГ та керівники підрозділів ХПГ забезпечують проведення індивідуальних або спільних консультацій з працівниками до затвердження Директором рішення про внесення відповідних змін.

Захист від дискримінації

ХПГ дотримується політики рівних можливостей для працевлаштування, умов праці, а також професійного розвитку працівників незалежно від їх раси, походження, етнічної належності, віку, статі, мови, соціального і майнового стану, політичних поглядів, релігійних переконань, роду і характеру занять, місця проживання, членства у професійній спілці чи іншому об'єднанні громадян, а також іншого особистого статусу.

Працівники, які не є громадянами або резидентами України, виконують ці Правила з урахуванням обмежень та додаткових вимог, встановлених актами законодавства або міжнародними договорами України.

Не вважається дискримінацією будь-яка програма позитивної підтримки окремих категорій осіб, що зазнають систематичних порушень прав людини у сфері праці або професійного розвитку.

Будь-які скарги працівників на утиски, дискримінацію або заохочення дискримінації на підставі їх особистого статусу розглядаються Радою ХПГ, який має повідомити заявника про рішення по суті не пізніше 10 робочих днів після одержання такої скарги.

Розділ ІІ. Підбір та професійна орієнтація працівників

Метою підбору та професійної орієнтації працівників є забезпечення виконання робіт та надання послуг в цілях статутної діяльності ХПГ особами, які мають необхідну кваліфікацію та продуктивність, а також які відповідають спеціальним вимогам щодо окремих робіт або послуг.

Підбір та професійна орієнтація працівників, як правило, відбуваються на підставі Стратегічного плану або інших планів та довгострокових контрактів ХПГ.

Підбір працівників, постійних або тимчасових, відбувається на засадах прозорості, захисту від дискримінації, а також підвищення ефективності статутної діяльності ХПГ.

Волонтери

ХПГ заохочує роботу волонтерів, виходячи з мети виховання молоді, яка поділяє цілі та принципи діяльності ХПГ, та підготовки кадрів для заповнення вакансій. Волонтерами є переважно, але не обов’язково, молоді люди – правники, журналісти, історики, політологи тощо (студенти, аспіранти, викладачі вузів тощо), які в свій вільний час виконують роботу в одному з підрозділів ХПГ за однією з програм ХПГ. Волонтер завжди працює під керівництвом працівника ХПГ, який відповідає на всі запитання, допомагає йому в роботі, приймає виконану роботу.

Перед початком волонтера складається волонтерська угода, в якій обумовлюється обсяг і характер роботи, тривалість роботи волонтера на день, робочі години, кількість робочих днів на тиждень і тривалість праці волонтера. Волонтери працюють без оплати. Вони мають право на отримання всіх інформаційних матеріалів, створених ХПГ, доступ до інформаційних баз, переважне право на участь в освітніх заходах ХПГ, відбір на які здійснюється на умовах конкурсу. Волонтерська угода погоджується керівником підрозділу і затверджується директором. ХПГ здійснює облік робочого часу і виконаних робіт волонтера.

За досвідом ХПГ волонтерська праця має наслідком підготовку висококваліфікованого працівника, який має значно більше шансів отримати роботу в ХПГ за конкурсом, ніж інші кандидати на посаду.

Вакансії

Директор ХПГ або керівник підрозділу забезпечують доступ до інформації про будь-які вакансії, постійні або тимчасові. Інформація про такі вакансії має поширюватися згідно з українським законодавством через Центри зайнятості, а також в електронних або друкованих засобах масової інформації, веб-сайті ХПГ, соціальних мережах.

Інформація має визначати основні посадові обов’язки та вимоги до кваліфікації для заміщення вакансії.

ХПГ забезпечує доступ працівників до інформації про заплановані майбутні вакансії, постійні або тимчасові, за умови забезпечення конфіденційності такої інформації.

Пріоритет стосовно майбутніх вакансій мають працівники, які раніше виконували відповідні роботи, заміщають інших працівників. Вони можуть бути переміщені на інші посади або суміщати свою посад з вакантною за узгодження з керівниками підрозділів ХПГ та Директором.

У випадку необхідності термінового заміщення вакансій, що виникли внаслідок обставин, що перебувають поза контролем ХПГ, Директор ХПГ має право тимчасового заміщення вакансії на строк до двох місяців за умови забезпечення публічного доступу до інформації про вакансію до закінчення періоду тимчасового заміщення.

Призначення на посаду без конкурсу

Призначення працівника на певну посаду без конкурсу може здійснюватися Директором ХПГ за погодженням з керівником відповідного підрозділу в таких випадках:

1) наявності вимог у статуті ХПГ про призначення на певну посаду на підставі рішення Загальних зборів ХПГ або Ради ХПГ;

2) потреби термінової заміни іншого працівника на період до проведення конкурсу, але не довше, ніж на строк у два місяці;

3) виконання окремих робіт нерезидентами України відповідно до цивільно-правових договорів ХПГ з іноземними або міжнародними організаціями;

4) проведення конкурсу або повторного конкурсу неможливе без залучення спеціалізованих фахівців або агентств у сфері рекрутингу, що підтверджується рішенням Директора ХПГ.

Наказ про призначення працівника на певну посаду підписує Директор ХПГ. Працівник має письмово підтвердити свою згоду з таким наказом, а також з узгодженими умовами праці.

Зайнятість пов’язаних осіб

Пов’язані особи працівників та будь-яких виборних посадових осіб ХПГ (батьки, подружжя, діти, а також їхні батьки, подружжя, діти, в тому числі прийомні) не мають права брати участь у конкурсах, відкритих для інших груп кандидатів.

Призначення пов’язаної особи без конкурсу може проводитися на період до затвердження Директором ХПГ рішення про таке призначення або про неможливість проведення конкурсу.

Пов’язана особа працівника та працівник не можуть бути безпосередньо підпорядковані один одному.

Пов’язані особи працівника не беруть участі в прийнятті будь-яких рішень стосовно встановлення, зміни, зупинення або припинення трудових відносин ХПГ та працівника, укладанні цивільно-правових договорів та інших правочинів між ХПГ та працівником або на користь працівника, а також у розгляді суперечок між ХПГ та працівником.

Конкурси

В інших випадках, ніж указані в попередньому пункті, Директор ХПГ та керівники підрозділів розповсюджують інформацію про умови і строки конкурсів на відповідні посади не пізніше ніж за 20 робочих днів до прийняття рішення про результати таких конкурсів.

ХПГ забезпечує вільний доступ до інформації про всі умови конкурсів, зокрема, але не виключно:

1) назву посади,

2) посадові обов’язки,

3) вимоги до освіти,

4) вимоги до кваліфікації та/або досвіду роботи,

5) вимоги до стану здоров’я, а також

6) інші документи, які учасники конкурсу зобов’язані надати або заповнити відповідно до цих Правил.

Загальна тривалість конкурсів не повинна бути меншою, ніж 20 робочих днів, але не більшою, ніж 30 робочих днів.

Протягом указаного строку Конкурсна комісія у складі принаймні трьох членів, призначених Директором ХПГ, мають прийняти рішення щодо результатів конкурсу.

Основними критеріями прийняття рішень щодо учасників конкурсів є:

1) підтвердження необхідної кваліфікації та/або практичних навичок, тривалості та результатів аналогічних робіт чи послуг,

2) відсутність фактичних або правових обмежень для виконання певної діяльності або зайняття певних посад,

3) підтвердження відповідності цілям та етичним принципам ХПГ.

Оцінка відповідності критеріям здійснюється на підставі документів, наданих учасниками конкурсів або третіми особами (рекомендацій, резюме, анкет тощо), результатів особистих співбесід і, в випадку необхідності, тестувань або інших випробних завдань.

Оцінка учасників конкурсів

Умови конкурсів зобов’язують учасників надати документацію, до якої належать, зокрема, але не виключно:

1) копії паспорту або іншого документа, що підтверджує особу та право постійного проживання в Україні;

2) копії документа, що підтверджує освіту, досвід роботи або кваліфікацію відповідно до умов конкурсу;

3) копію індивідуального ідентифікаційного номера платника податків;

4) трудову книжку (за наявності);

5) довідки про відсутність законних або медичних обмежень щодо зайняття певної посади; 6) резюме працівника.

Працівники ХПГ зобов’язані утримуватися від надання рекомендацій на користь учасників конкурсу до складання оціночної форми конкурсу. Працівники ХПГ не мають права брати участь у Конкурсній комісії, яка приймає рішення щодо кандидатів, які є пов’язаними особами таких працівників.

Учасники конкурсів проходять співбесіди принаймні з двома членами Конкурсної комісії чи іншими особами, уповноваженими Директором ХПГ. Учасники конкурсів проходять відповідні письмові тестування або інші випробні письмові завдання для підтвердження кваліфікації, якщо такі затверджено Директором ХПГ або уповноваженими ним особами.

За результатами співбесіди та письмових завдань (за наявності) складається оціночна форма для всіх учасників конкурсу, з якими проведено співбесіди та тестування. Оціночна форма підписується Директором ХПГ або не менше ніж двома членами Конкурсної комісії.

Учасник конкурсу має право одержати інформацію стосовно результатів власного тестування або виконання інших письмових завдань на підставі письмового запиту протягом п’яти робочих днів.

Результати конкурсів

ХПГ забезпечує рівні можливості для кандидатів, зокрема, запобігаючи будь-якій дискримінації за переліченими вище ознаками.

Посилання на особистий статус кандидатів, або припущення щодо їх впливу на належне виконання посадових обов’язків, не враховуються при прийнятті рішень. Рішення про відмову мають ґрунтуватися лише на відомостях про безпосередню шкоду, заподіяну раніше кандидатом виконанню статутних цілей і завдань ХПГ або її діловій репутації.

На підставі оціночної форми не пізніше ніж через три робочі дні Директор ХПГ або керівники підрозділів приймають рішення про: 1) затвердження результатів конкурсу та видання наказу про призначення кандидата, який набрав найбільшу кількість балів, на певну посаду; або 2) затвердження результатів конкурсу та видання наказу про призначення одного із кандидатів які набрали однакову найбільшу кількість балів, на певну посаду; або 3) проведення повторного конкурсу не раніше ніж через два місяці після дати рішення, якщо не проведено оцінки жодного кандидата або якщо жоден кандидат не одержав необхідної кількості балів, наперед визначеної в умовах конкурсу.

Учасники конкурсів мають право оскаржувати рішення до Ради ХПГ, указані в попередньому пункті, протягом 10 робочих днів після того, як дізналися або мали дізнатися про: 1) значні порушення умов конкурсу; 2) помилки, в тому числі арифметичні, при підрахунку балів; 3) призначення на певну посаду особи, яка не має права займати цю посаду на дату прийняття рішення про її призначення.

Повноваження щодо призначення працівників

Посада	Орган, який призначає	Орган, який погоджує призначення
Директор ХПГ	Рада ХПГ	-
Заступники Директора ХПГ	Директор ХПГ	Рада ХПГ
Директори програм і проектів	Директор ХПГ	–
Інші оплачувані посади	Директор ХПГ	Директори програм і проектів

Не пізніше наступного робочого дня після дати прийняття рішення щодо затвердження результатів конкурсу, кандидату надсилається повідомлення про призначення його на певну посаду.

Повідомлення може містити інші необхідні відомості (дата початку роботи, запропонований розмір оплати праці, якщо його не визначено умовами конкурсу чи штатним розкладом, тощо).

Повідомлення про призначення працівника на певну посаду підписує Директор ХПГ. Працівник має письмово підтвердити свою згоду з таким наказом, а також з узгодженими умовами праці до початку фактичного виконання посадових обов’язків. У випадку відсутності указаного підтвердження ХПГ не пізніше ніж через три робочі дні має прийняти рішення

Контракти з виборними посадовими особами ХПГ може підписувати голова Ради, уповноважений рішенням Загальних зборів.

Обов'язок Директора або керівника підрозділу проінструктувати працівника і визначити йому робоче місце

До початку роботи за укладеним трудовим договором Директор або керівник підрозділу зобов'язані:

роз'яснити працівникові його права і обов'язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства;

ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;

визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони.

Обробка даних про працівника

Обробка даних для цілей цих Правил включає збір, зберігання, зміну, узагальнення та знищення даних про кваліфікацію, продуктивність праці, а також інших необхідних даних про працівника.

Обробка даних здійснюється на фізичних та/або електронних носіях, що включають:

1) заяви кандидатів та супровідні документи (резюме, копії документів, що посвідчують особу, кваліфікацію тощо);

2) рекомендації та довідки інших роботодавців та інших осіб;

3) контактна інформація, що періодично підтверджується працівником;

4) підписані працівником примірники договору, посадової інструкції;

4) примірники звітів та інших документів, складених працівником щодо виконання цих Правил;

5) документи, що посвідчують доходи і додаткові блага, одержані працівником;

6) інші документи, які Директор ХПГ або керівник підрозділу вважають необхідними для виконання цих Правил.

Працівники зобов’язані повідомляти Директора ХПГ або керівників підрозділів про поточні зміни контактної інформації або інших необхідних даних протягом трьох робочих днів.

Директор ХПГ або керівники підрозділів забезпечують конфіденційність даних працівника та можливість доступу працівника до цих даних або їх копіювання в офісних приміщеннях ХПГ.

Передача даних про працівника третім особам здійснюється на підставі задокументованої згоди працівника або в випадках, передбачених законом.

Розділ ІІІ. Робочий час та час відпочинку

Ці Правила регулюють тривалість робочого часу, роботу в неробочі дні, а також короткострокову (до трьох годин) відсутність працівників.

Стандартні робочі години та години відпочинку

Нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 годин на тиждень.

Стандартні робочі години в ХПГ з 9.00 до 18.00, за винятком перерви на обід, святкових (неробочих) та вихідних днів.

Працівники не мають права перебувати в офісних приміщеннях ХПГ або забезпечувати перебування в них осіб, які не є працівниками ХПГ, поза стандартними робочими годинами без попередньої згоди Директора ХПГ або керівника підрозділу.

В ХПГ встановлено п’ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями. Вихідними днями є субота та неділя, якщо інше не встановлено законодавством України або договором між працівником та ХПГ.

Якщо працівник працює у святкові (неробочі) дні, він має право на додатковий вихідний день за попередньою згодою Директора ХПГ або керівника підрозділу.

Письмовий договір між працівником та ХПГ може передбачати встановлення гнучкого робочого часу для виконання посадових обов’язків працівника. Форми обліку робочого часу в такому випадку не заповнюються.

Працівники мають право на перерву між робочими годинами протягом 60 хвилин, що не включається до складу робочого часу.

Якщо працівник використовує перерву, повністю або частково, в інший час, ніж з 13.00 до 14.00 годин, працівник має повідомити Директора ХПГ або уповноважених ним осіб про фактичний час початку і закінчення перерви.

Додаткові робочі години

За згодою працівника, Директор ХПГ може залучити працівника до робіт, що тривають понад встановлену для працівника тривалість робочого дня (надурочні роботи), або до робіт у святкові чи вихідні дні відповідно до законодавства України.

Зокрема, від негайного виконання указаних не передбачених наперед робіт має залежати подальша нормальна робота ХПГ.

Загальна тривалість указаних робіт не повинна перевищувати чотири години протягом двох послідовних днів та 120 годин протягом календарного року для будь-якого працівника.

До указаних робіт не залучаються працівники у визначених законодавством випадках (молодші 18 років, вагітні жінки, жінки, які мають дітей до трьох років та ін.)

Повідомлення про відсутність

Відсутність працівника, який працює переважно в офісних приміщеннях ХПГ, з будь-яких причин протягом понад 3 годин дозволяється за попереднього повідомлення Директора ХПГ або керівника підрозділу.

Відсутність понад три робочі години потребує письмової згоди Директора ХПГ або уповноважених ним осіб.

Відсутність на підставі використання оплачуваної відпустки потребує письмової заявки працівника з урахуванням річного плану відпусток ХПГ не пізніше, ніж за п’ять робочих днів до початку відпустки.

Працівник або уповноважені ним особи мають повідомити Директора ХПГ або керівника підрозділу про відсутність внаслідок хвороби, дій державних органів або надзвичайної ситуації не пізніше останньої стандартної робочої години першого дня відсутності.

Облік робочого часу

Працівник або безпосередній керівник здійснюють облік робочого часу працівника самостійно згідно з формою обліку робочого часу.

Працівник передає форму обліку робочого часу безпосередньому кеоівникові та бухгалтеру ХПГ, як правило, в електронній формі не пізніше останнього робочого дня місяця.

Економіст може протягом місяця після одержання форми обліку робочого часу, але не пізніше останнього дня роботи працівника в ХПГ, провести звірку розбіжностей та консультації щодо складання уточненої форми обліку робочого часу у випадках:

1) розподілу робочого часу працівника між видами діяльності, які ХПГ фінансує за рахунок різних грантів чи інших джерел;

2) розподілу робочого часу працівника між посадами, які працівник суміщає;

3) залучення працівника до надурочних робіт або робіт у вихідні чи святкові дні;

4) відряджень працівника;

5) відпусток працівника або використання працівником персональних днів, інших компенсаційних днів відпочинку;

6) тимчасової непрацездатності працівника;

7) інших задокументованих випадків відсутності працівника на робочому місці.

Відрядження

Відрядження працівників здійснюються на підставі наказів Директора ХПГ відповідно до грантових угод.

Працівники надають письмові звіти про відрядження не пізніше третього робочого дня після повернення з такого відрядження.

Компенсація витрат на відрядження та інших підзвітних сум

ХПГ виплачує працівникам за кожен день відрядження добові відповідно до чинного законодавства і згідно з наказом про відрядження.

Компенсація інших витрат на відрядження (в тому числі на оформлення віз чи інших дозволів на в'їзд або виїзд з країни, до якої відряджено працівника), здійснюється за наявності підтверджуючих документів відповідно до чинного законодавства..

Оплачувані відпустки

Працівники ХПГ мають право на основні та додаткові щорічні оплачувані відпустки, а також на оплачувані соціальні та інші відпустки, гранична тривалість яких встановлюється законодавством.

Працівники ХПГ мають право одержати невикористані дні основних та соціальних відпусток протягом 18 наступних місяців відповідно до річного плану відпусток, що складається до 15 березня кожного року після консультацій з працівниками та затверджується Директором ХПГ.

Якщо на дні відпустки припадають святкові дні, відповідна кількість святкових днів додається до відпустки. Термін відпустки збільшується також на кількість днів тимчасової непрацездатності (хвороби), підтверджених довідкою медичного закладу.

Працівник має право розподілити протягом року або перенести на майбутній рік дні щорічної відпустки на підставі заяви Директору ХПГ про внесення змін до річного плану відпусток не пізніше ніж за 30 робочих днів до дати такого розподілу або перенесення. Якщо заробітна плата працівника виплачується з гранту, щорічна відпустка не може бути перенесена, а в поточному році не можуть бути використані відпустки майбутніх років.

Якщо на момент звільнення працівник не використав право на відпустку з інших причин, ніж порушення ним плану річних відпусток, йому надається компенсація за всі невикористані дні відпустки.

Неоплачувані відпустки

Працівникам в обов’язковому порядку надається відпустка без збереження заробітної плати (неоплачувана відпустка) за заявкою працівника, якщо підстави, час початку та гранична тривалість таких відпусток встановлені законодавством.

Директор ХПГ можуть прийняти рішення про надання неоплачуваної відпустки в інших випадках, вказаних у письмовій заявці працівника, яка подається, як правило, не пізніше ніж за 15 робочих днів до такої відпустки, але не більше 15 календарних днів на рік.

Розділ IV. Умови зайнятості

Посадові обов’язки

Для кожного працівника Директором ХПГ або керівником відповідного підрозділу затверджується посадова інструкція для виконання певної посади.

У випадку постійного суміщення працівником посад або виконання однорідних посадових обов'язків у різних довгострокових проектах посадова інструкція стосовно таких обов’язків може міститися в єдиному документі.

Випробувальний період

Випробувальний період в ХПГ встановлюється за письмовою угодою Працівника та Директора ХПГ або керівника відповідного підрозділу. Випробувальний період не встановлюється у випадках, визначених актами законодавства чи умовами конкурсів, а також може не встановлюватися у випадках призначення працівника на посаду без конкурсу.

Випробувальний період щодо будь-якої посади в ХПГ не повинен перевищувати трьох місяців.

Працівник повідомляє Директора ХПГ або уповноважених ним осіб про припинення роботи в ХПГ протягом випробувального періоду не пізніше ніж за три робочі дні.

Директор ХПГ або керівник підрозділу мають повідомити працівника про припинення роботи в ХПГ не пізніше ніж за один робочий день до закінчення випробувального терміну.

Оплата праці протягом випробувального періоду здійснюється на підставі письмової угоди про цей період.

Строкові трудові договори

Працівники діють на підставі строкових трудових договорів, як правило, на строк виконання певних робіт або надання послуг, в тому числі передбачених програмами і проектами ХПГ.

ХПГ має право укладати контракти з працівниками, стосовно яких законодавство України не забороняє застосовувати контрактну форму договору.

Суміщення посад та сумісництво

ХПГ заохочує суміщення працівниками посад, які потребують зайнятості протягом скороченого робочого часу та які не перешкоджають виконанню працівником будь-яких інших посадових обов’язків.

Працівники, які працюють в ХПГ за сумісництвом, водночас із роботою на користь інших роботодавців, підлягають дії цих норм, за винятками, встановленими в договорах між такими працівниками та ХПГ.

Працівники зобов’язані повідомити Директора ХПГ про роботу за сумісництвом на користь інших роботодавців не пізніше п’яти робочих днів після початку такої роботи.

Інструктаж та охорона праці

ХПГ забезпечує працівника постійним робочим місцем, що відповідає вимогам законодавства про охорону праці та санітарним нормам.

Керівник підрозділу проводить інструктаж працівника щодо ризиків та правил безпеки праці до початку виконання ним робіт, якщо такі роботи потребують додержання певних правил.

Працівники ознайомлюються з правилами пожежної безпеки в офісних приміщеннях ХПГ .

ХПГ забезпечує складання звітів про нещасні випадки у робочі години, а також надання першої допомоги в офісних приміщеннях згідно з чинним законодавством.

Працівники надають контактну інформацію інших осіб, яких необхідно повідомити про нещасні випадки або інші надзвичайні ситуації, пов’язані з виконанням ними посадових обов’язків.

Посадові оклади

Посадові оклади працівників визначаються штатним розкладом ХПГ та письмовими договорами між працівниками та ХПГ.

Посадові оклади не можуть бути нижче установлених законодавством України мінімальних розмірів заробітної плати у розрахунку на місяць або годину.

Періодичний розрахунок посадових окладів відбувається відповідно до днів або годин, які працівник фактично працював протягом календарного місяця, якщо інше не передбачено цивільно-правовим договором.

Консультації між працівниками та ХПГ стосовно зміни посадових окладів проводяться, як правило, в рамках атестації працівників.

Особливості виплати заробітної плати

Строки виплати заробітної плати працівникам ХПГ і перерви між ними встановлюються відповідно до законодавства України.

Робота поза стандартними робочими годинами, у вихідні та інші неробочі дні компенсується наданням додаткових днів відпочинку.

ХПГ виконує обов’язки податкового агента стосовно оподаткування посадових окладів та інших винагород, які працівники одержують на підставі трудових або цивільно-правових договорів.

ХПГ надає на письмовий запит працівника відомості про склад та розмір одержаної заробітної плати

Інші компенсації

ХПГ надає працівникам додаткові блага у негрошовій формі у випадках, установлених законодавством або довгостроковими планами чи проектами ХПГ.

ХПГ сплачує єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування працівників відповідно до законодавства України.

ХПГ може сплачувати внески на накопичувальне пенсійне страхування або пенсійні вклади працівників за дорученням і коштом таких працівників.

ХПГ сплачує внески на страхування цивільної відповідальності працівників у випадках, установлених законодавством або довгостроковими планами чи проектами ХПГ.

Оплата періоду тимчасової непрацездатності

Оплата періоду тимчасової непрацездатності за рахунок ХПГ , в тому числі внаслідок хвороби чи травми, а також по догляду за хворими пов’язаними особами, не повинна перевищувати 80 годин протягом календарного року.

Працівники не мають права на оплату періоду тимчасової непрацездатності за рахунок ХПГ понад 16 годин протягом календарного року без надання підтверджуючих документів медичних установ або страхових організацій.

Невикористані працівником години не підлягають компенсації і не можуть переноситися на наступні календарні роки.

Розділ V. Доступ до інформації

Конфіденційна інформація

Постійний виконавчий орган ХПГ затверджує перелік видів інформації про ХПГ або її діяльність, які вважаються конфіденційними, а також зміни до цього переліку.

Директор ХПГ та керівники підрозділів забезпечують задокументоване підтвердження працівників щодо їх ознайомлення з цим переліком, та укладання договорів про захист конфіденційної інформації з працівниками та іншими особами, які матимуть або можуть мати доступ до інформації, зазначеної у переліку.

Працівник ХПГ не має права без попередньої письмової згоди Директора ХПГ або керівника підрозділу повністю або частково надавати конфіденційну інформацію будь-яким особам, з якими не укладено договір про захист конфіденційної інформації.

До конфіденційної інформації належать, зокрема, але не виключно: 1) будь-які персональні дані працівників та посадових осіб ХПГ; 2) проекти рішень, договорів або інших документів ХПГ; 3) описи довгострокових проектів ХПГ; 4) будь-яка фінансова інформація, що стала відома працівникам внаслідок виконання ними своїх посадових обов’язків; 5) персональні дані людей, які звернулися до ХПГ за захистом своїх прав..

Публічні виступи та публікації

Публічні виступи та публікації працівників у засобах масової інформації, що містять інформацію про діяльність ХПГ або плани такої діяльності, дозволяються на підставі згоди Директора ХПГ або керівника підрозділу.

Працівник не має права без попереднього дозволу Директора ХПГ або керівника підрозділу, де він працює, здійснювати будь-які публічні виступи, усні або письмові, від імені ХПГ, без попереднього та однозначного пояснення, що виражає в публічному виступі особисту думку, яка може не збігатися з позицією ХПГ.

Працівник не має права без попереднього доручення або погодження Директора ХПГ керівника його підрозділу запрошувати будь-яких інших осіб для публічних виступів, усних або письмових, стосовно статутної діяльності ХПГ.

Комунікації з працівниками

Директор ХПГ проводить періодично особисті зустрічі з керівниками підрозділів та програм, індивідуально або спільно з іншими керівниками, не рідше одного разу на тиждень (за винятком періодів відпусток або відсутності працівника). У разі виникнення протиріч, які не знайшли рішення під час таких зустрічей, результати спільних зустрічей оформлюються протоколом та надсилаються Раді ХПГ та учасникам зустрічі в електронній формі не пізніше наступного робочого дня. Також протоколом оформлюються найбільш важливі рішення, що були прийняті під час таких зустрічей.

Директор ХПГ та керівники підрозділів проводять спільні зустрічі з працівниками ХПГ не рідше 1 разу на місяць. Результати таких зустрічей оформлюються протоколом, який надсилається учасникам зустрічі не пізніше ніж наступного дня електронною поштою.

Керівники підрозділів та програм проводять періодичні особисті індивідуальні зустрічі з працівниками не рідше ніж двох разів на тиждень. Про невирішені протиріччя та прийняті важливі рішення Керівник підрозділу/ Директор програми невідкладно інформує Директора ХПГ електронною поштою, копія направляється працівнику, що брав участь у зустрічі.

Директор ХПГ або керівник підрозділу проводять також особисті зустрічі з працівником не пізніше, ніж наступного робочого дня після одержання запиту працівника щодо такої зустрічі (за винятком періодів відпусток або відсутності уповноваженої особи з інших причин).

Директор ХПГ або керівник підрозділу надають письмову відповідь на будь-які письмові запити чи заяви працівників не пізніше, ніж через 16 робочих годин.

Директор ХПГ або керівник підрозділу мають право відмовити у наданні відповіді на запити працівника на підставах, встановлених законодавством України про інформацію.

Контактна інформація та персональні дані працівника

Працівник має обов’язок нагально повідомляти про зміни особистої контактної інформації.

До контактної інформації належать, зокрема, але не виключно:

1) домашня адреса;

2) номери стаціонарного та/або мобільного телефонного зв’язку;

3) адреса особистої електронної пошти;

4) особисте ім’я працівника;

5) дані паспорту або іншого документа, що посвідчує особу;

6) контактна інформація на випадок надзвичайних ситуацій.

Контактна інформація працівника є конфіденційною і може збиратися, оброблятися і поширюватися без його згоди тільки в випадках, передбачених актами законодавства.

Працівники ХПГ ознайомлюються під розписку з правилами щодо захисту персональних даних (додаються).

Обробка персональних даних працівника ХПГ та їх передача третім особам здійснюється за його попередньої задокументованої згоди. Отримання згоди працівника на обробку або передачу його персональних даних третім особам не обов’язкове у випадках, визначених законодавством України.

Розділ VI. Стандарти поведінки на робочому місці

Етична поведінка

Працівники ХПГ постійно додержуються місії та принципів діяльності ХПГ, а також етичних норм, встановлених законодавством, або правилами ХПГ для окремих професійних груп, та сприяють їх додержанню іншими працівниками.

Працівники ХПГ додержуються загальноприйнятих етичних стандартів в офісних приміщеннях, у письмовому та усному спілкуванні з відвідувачами, а також адресатами повідомлень зв’язку.

Дискримінація будь-яких осіб за переліченими вище ознаками на робочому місці або у публічних виступах чи публікаціях працівника становить дисциплінарне порушення.

Працівники ХПГ не беруть участі в лотереях, платних або безплатних розіграшах та інших іграх в офісних приміщеннях ХПГ.

Працівники ХПГ не мають права споживати або заохочувати інших осіб до споживання: 1) алкогольних напоїв, психотропних речовин, прекурсорів та інші токсичних речовин протягом робочих годин; 2) будь-які тютюнових виробів або їх замінників в офісних приміщеннях ХПГ поза спеціально обладнаними місцями.

Конфлікт інтересів

Конфлікт інтересів створює будь-яка дія або бездіяльність працівника, яка дозволяє працівнику придбати або заощадити майно чи майнові права, якими володіє працівник або пов’язані особи працівника, внаслідок втрати або зменшення вартості майна або майнових прав, якими володіє або мала володіти у майбутньому ХПГ, а також внаслідок шкоди її діловій репутації.

Працівник має повідомляти Директора ХПГ або уповноважених ним осіб, про випадки, коли він знає або має підстави припускати існування указаного конфлікту інтересів.

Працівник не має права брати участь у прийнятті будь-яких рішень від імені ХПГ, стосовно яких він знає або має підстави припускати існування конфлікту інтересів.

Якщо працівник не повідомив про існування конфлікту інтересів або взяв участь у прийнятті рішень, пов’язаних із конфліктом інтересів, раніше прийняті рішення підлягають нагальному перегляду, а працівник має відшкодувати заподіяні ХПГ збитки не пізніше ніж через три місяці після дати перегляду рішення.

Обмеження конкуренції

Працівники мають утримуватися від конкуренції з ХПГ протягом дії трудового або цивільно-правового договору та протягом не більше ніж 12 місяців після припинення дії такого договору .

Конкуренцією визнається пряма або опосередкована діяльність працівника у сфері діяльності ХПГ без попередньої письмової згоди Директора ХПГ або керівника підрозділу.

Конкуренція в указаній сфері включає, зокрема, але не виключно:

1) участь як засновника, члена або власника частки капіталу юридичної особи;

2) участь як пов’язаної особи юридичної особи;

3) укладання трудових або цивільно-правових договорів з будь-якими особами;

4) надання консультацій, експертиз та інших подібних послуг будь-яким особам.

Дарунки та дружні послуги

Працівники ХПГ не мають права одержувати дарунки або дружні послуги від осіб, які не є працівниками ХПГ на дату пропозиції таких дарунків або послуг, в тому числі на користь ХПГ або інших працівників, без попередньої згоди Директора ХПГ або керівника підрозділу.

Особисті речі

Працівники мають право використовувати належні їм особисті речі (в тому числі офісне обладнання, витратні матеріали) для виконання посадових обов’язків або статутної діяльності ХПГ за попередньої згоди Директора ХПГ або уповноважених ним осіб.

Працівники не мають права зберігати або використовувати в офісних приміщеннях ХПГ особисті речі, які спричиняють або можуть спричинити:

1) заохочення утисків щодо певних осіб або обмеження прав людини;

2) невиконання або неналежне виконання посадових обов’язків працівником або іншими працівниками;

3) порушити стандарти санітарно-епідеміологічної безпеки чи особистої гігієни;

4) алергічні реакції чи інші шкідливі наслідки для здоров’я інших осіб;

5) шкоду майну або діловій репутації ХПГ.

Працівники мають право зберігати та споживати особисті їстівні речі в офісних приміщеннях ХПГ тільки в спеціально обладнаних місцях.

Захист довкілля

Працівники ХПГ сприяють захисту довкілля у статутній діяльності ХПГ. Працівники використовують в офісних приміщеннях ХПГ мінімально необхідну кількість води, газу та/або електрики.

Директор ХПГ або керівники підрозділів інформують працівників про правила поводження з токсичними речовинами (батарейки тощо), відходами та використаним папером чи іншими витратними матеріалами.

Працівники ХПГ повідомляють Директора ХПГ або членів Ради про будь-які достовірно відомі їм випадки порушення цих Правил.

Токсичні речовини і тютюнові вироби

Працівники ХПГ не мають права:

1) споживати алкогольні напої, психотропні речовини, прекурсори та інші токсичні речовини протягом робочих годин;

2) вчиняти будь-які дії або публічні виступи від імені ХПГ в будь-який час під впливом алкогольних напоїв, психотропних речовин, прекурсорів та інших токсичних речовин;

3) споживати в офісних приміщеннях ХПГ будь-які тютюнові вироби або їх замінники поза спеціально обладнаними місцями;

4) заохочувати працівників або інших осіб до порушення вказаних вище обмежень.

Розділ VII. Використання коштів та інших активів ХПГ

Кошти та інші активи ХПГ, якими володіє ХПГ на праві власності, оренди або безоплатного користування, використовуються працівниками виключно для виконання їх посадових обов’язків та реалізації статутних цілей і завдань.

Постійний виконавчий орган, у випадку необхідності, має право надати письмовий дозвіл на використання коштів та інших активів ХПГ працівниками в інших цілях, за умови попереднього забезпечення збереження працівниками вартості коштів або інших активів (за винятком природного зносу).

ХПГ за будь-яких обставин не може діяти або вважатися такою, що забезпечує майнові зобов’язання працівників, не пов’язані з виконанням їх статутних обов’язків та реалізацією статутних цілей і завдань, у формі поруки, гарантії, застави тощо.

Облік та інвентаризація

Будь-яке майно, придбане за рахунок ХПГ, підлягає тимчасовій чи постійній інвентаризації не пізніше одного місяця після придбання. Постійна інвентаризація здійснюється не рідше одного разу на рік, не пізніше дати складання річної фінансової звітності.

Інвентаризацію здійснює комісія, до складу якої входять Директор ХПГ або уповноважені ним особи, а також бухгалтер. Комісія надає кожній одиниці майна ХПГ інвентарний номер та складає інвентарну картку .

Періодична оцінка активів ХПГ здійснюється не пізніше дати складання річної фінансової звітності згідно з Положенням про оцінку активів ХПГ.

Використання будь-якого майна ХПГ в інших місцях, ніж указано в інвентарній картці такої одиниці майна, дозволяється на підставі форми спеціального обліку майна ХПГ , яку підписує Директор ХПГ та/або особа, яка несе матеріальну відповідальність за таку одиницю майна ХПГ.

Використання офісного обладнання

Працівники ХПГ мають право використовувати офісне обладнання і витратні матеріали, якими володіє ХПГ, для виконання посадових обов’язків.

Використання офісного обладнання і витратних матеріалів для інших цілей з урахуванням часових та кількісних обмежень, а також граничних сум, установлених наказами Директора ХПГ, не повинно перешкоджати виконанню посадових обов’язків працівника та інших працівників.

Використання офісного обладнання та витратних матеріалів для інших цілей, що перевищує указані вище часові та кількісні обмеження, можливе за попередньою згодою Директора ХПГ або керівника підрозділу та визнається заборгованістю працівника.

Офісне обладнання та витратні матеріали за жодних обставин не можуть використовуватися для діяльності, яка перешкоджає статутній діяльності ХПГ або завдає чи може завдати шкоду її діловій репутації.

Офісне обладнання за жодних обставин не може використовуватися для діяльності, яка завдає або може завдати шкоду такому обладнанню (в тому числі пошкодження чи несанкціоновані зміни комп’ютерних програм або баз даних).

Працівники ХПГ мають право користуватися послугами міжнародного телефонного зв’язку за рахунок ХПГ за умови попередньої згоди Директора ХПГ або уповноважених ним осіб, за умов подальшої оплати працівниками вартості таких послуг, якщо вони не пов’язані з виконанням посадових обов’язків.

Права на об’єкти інтелектуальної власності

Працівники мають право використовувати публікації, навчальні матеріали та інші твори, що захищаються відповідно до законодавства України та належать ХПГ, для виконання своїх посадових обов’язків та сприяння статутній діяльності ХПГ.

ХПГ є власником будь-яких змін цих творів та об’єктів суміжних творів, здійснених працівниками у рамках виконання своїх посадових обов’язків та сприяння статутній діяльності ХПГ.

Працівники ХПГ, які є авторами або співавторами творів, що захищаються відповідно до законодавства України та створені у рамках їх посадових обов’язків або проектів ХПГ, не мають права перешкоджати ХПГ використовувати ці твори для цілей її статутної діяльності.

ХПГ вважається співвласником авторських прав на указані твори відповідно до законодавства України, якщо інше не встановлено цивільно-правовим договором між працівником та ХПГ.

Використання назви та символіки ХПГ

Використання назви та символіки ХПГ на предметах, що не захищаються відповідно до законодавства України про авторське право і придбаються за рахунок ХПГ (в тому числі, на канцелярських товарах, візитних картках тощо), потребують попередньої згоди Директора ХПГ або керівника підрозділу

Працівники не мають права використовувати назву та символіку ХПГ для цілей, не пов’язаних з виконанням своїх посадових обов’язків або із статутною діяльністю ХПГ.

Працівники нагально повідомляють Директора ХПГ або керівника свого підрозділу про відомі їм випадки використання будь-якими особами назви та символіки ХПГ для цілей, не пов’язаних із статутною діяльністю ХПГ.

Розділ VIIІ. Розгляд спорів та припинення зайнятості

Дисциплінарні процедури

Директор ХПГ або керівники підрозділів у випадку порушення працівником окремих посадових обов’язків або положень цих Правил мають попередити працівника про несумісність.

У випадку повторного протягом місяця порушення до працівника застосовуються письмові попередження (які фіксуються у базі даних працівників) або подальші дисциплінарні заходи.

Усі дисциплінарні стягнення накладаються виключно згідно з підставами та у порядку , що встановлюються чинним законодавством про працю.

Будь-які дисциплінарні стягнення можуть бути оскаржені працівником у встановленому законами України порядку.

Порядок розгляду спорів

Будь-які спори між працівником та ХПГ стосовно укладання, виконання, зміни або припинення договорів, на які поширюються ці Правила, а також стосовно виконання цих Правил, розглядаються в порядку індивідуальних консультацій між працівником та Директором ХПГ або керівником підрозділу, де працює працівник.

На підставі письмової вимоги працівника, Директор ХПГ або керівник підрозділу передають розгляд спорів, не пов’язаних із дисциплінарними процедурами, призначеній Радою ХПГ примирній комісії або незалежному посереднику, якій не є працівником або виборною посадовою особою ХПГ.

Примирні комісії або незалежні посередники не мають права розглядати спори, пов’язані із дисциплінарними процедурами, а також з іншими питаннями, що розглядаються виключно в судовому порядку.

Рішення про розгляд спорів та сфера їх дії

Примирні комісії або незалежні посередники приймають рішення стосовно окремого спору не пізніше трьох робочих днів після надання працівником та Директором ХПГ або керівником підрозділу, в якому працює працівник необхідних документів і пояснень. Не пізніше наступного дня примирна комісія або незалежний посередник надсилає заінтересованим особам письмове повідомлення про рішення по суті спору.

Рішення, пов’язані з майновими вимогами, можуть встановлювати інший розмір задоволення таких вимог, ніж пропонує сторона, яка подала вимогу про розгляд спору.

Указані рішення стосовно виконання цих Правил можуть поширюватися на майбутні спори, якщо це не суперечить суті спору і сторона, яка подала вимогу про розгляд спору, не включила застереження про поширення дії рішення тільки на індивідуальний спір.

Рішення, прийняті відповідно до цього розділу, фіксуються в базі персональних даних працівників та можуть бути оскаржені в судовому порядку відповідно до чинного законодавства.

Скорочення або зміни в організації праці

ХПГ попереджає працівників про скорочення посад та інші майбутні зміни в організації праці відповідно до законодавства України, але не пізніше, ніж за дві місяці до таких змін.

У випадку скорочення або змін штатного розкладу пріоритетне право на продовження трудових або цивільно-правових договорів з ХПГ матимуть працівники, які:

1) мають вищу кваліфікацію та продуктивність праці, що підтверджується документально; 2) мають триваліший стаж безперервної роботи в ХПГ;

3) мають сімейні обов’язки чи інші переважні права, встановлені актами законодавства;

4) мають меншу кількість дисциплінарних заходів, зафіксованих в базі даних працівників.

Інші підстави для припинення трудових або цивільно-правових договорів з працівниками встановлюються актами законодавства.

Підтвердження роботи в ХПГ

На письмову вимогу працівника, що звільняється, Директор ХПГ або керівник підрозділу надають рекомендаційні листи або довідки стосовно зайнятості працівника в ХПГ, підтвердження кваліфікації або виконання посадових обов’язків працівника.

Директор ХПГ або керівник підрозділу не надають рекомендаційні листи у випадку звільнення працівника як дисциплінарного заходу.

Розрахунки при звільненні

ХПГ сплачує працівникам вихідну допомогу в розмірі та в випадках, установлених актами законодавства.

Додаткова вихідна допомога може встановлюватися щодо окремих категорій працівників на підставі рішень Ради ХПГ. Указані рішення не повинні передбачати будь-якої дискримінації працівників за ознаками особистого статусу, не пов’язаними з виконанням посадових обов’язків.

Працівник має повернути ХПГ будь-яке майно, яким володіє на підставі виконання посадових обов’язків (як-от ключі, офісне обладнання тощо) не пізніше останнього робочого дня.

Працівник має повернути ХПГ будь-які підзвітні суми або суми іншої заборгованості ХПГ, які перевищують заборгованість ХПГ щодо оплати його праці не пізніше останнього робочого дня.

Якщо сума такої заборгованості перевищує 50% мінімальної заробітної плати, за попередньою згодою Директора ХПГ або керівника підрозділу, повернення такої заборгованості має відбутися протягом 30 днів, якщо цивільно-правовий договір між працівником та ХПГ не встановлює інші строки.

ХПГ має повернути працівнику будь-які суми заборгованості з оплати праці, підзвітних сум, а також нарахованих компенсацій (в тому числі за невикористані відпустки) не пізніше останнього робочого дня.