Правила забезпечення дій по боротьбі з корупцією та шахрайством

Метою цих Правил є встановлення правил антикорупційної діяльності для керівних органів, співробітників і членів ХПГ.

1. Проблема

Корупція була звичайним життєвим фактом протягом століть, але в останні роки спостерігається збільшення визнання шкідливості цього явища і його неприйнятності. ХПГ визначає корупцію як зловживання довірою, владою, або позицією, яке приводить до неналежної вигоди1. Будь-хто може назвати наступні поширені прояви корупції:

• Хабарництво – отримання громадянином або надання йому хабара для того, щоб отримати конкретні вигоди незаконним чином. Треба чітко розуміти різницю між хабаром та подарунком. Подарунок дається безумовно, відкрито і не накладає жодних зобов’язань.
• Вимагання – Участь у погрожуванні відносно будь-якої особи, її родини, власності або інтересів з метою вплинути на її вибір.
• Шахрайство – Участь у перекрученні даних, факторів або кваліфікації для виконання умов контракту при виборі або втіленні проекту, або під час розподілу коштів.
Особливим видом шахрайства, пов’язаним зі співробітниками, є «конфлікт інтересів» між особистими інтересами та інтересами ХПГ. Це відбувається, коли працівник неналежним чином виконує свої зобов’язання для покращення своєї кар’єри або для особистого збагачення за рахунок організації, для впливу на політику і фінанси організації.
• Змова – Дії, спрямовані на зацікавлені сторони у будь-якому виборі з метою вплинути на процес відбору в цілях запобігання його чесності, відкритості і прозорості.

2. Принципи ХПГ щодо боротьби з корупцією

Головні принципи ХПГ в рамках запобігання корупції:
– Обізнаність;
– Прозорість;
– Публічність;
– Впевненість; а також
– Дисциплінарні заходи.

Обізнаність

Виборні керівні органи ХПГ та її адміністрація несуть відповідальність за розробку і впровадження систем управління ХПГ для запобігання будь-якої корупції. Адміністрація і Рада ХПГ розробляють методи, за допомогою яких члени ХПГ та волонтери повинні визначати корупційні ризики, повинні бути в курсі їх негативних наслідків і бути в змозі впоратися з ризиком корупції та його негативними наслідками.

Прозорість

Фінансові процеси, процедури укладання договорів, вибору контрагентів, діяльність Ревізійної комісії, зовнішній аудит мають бути доступними для всіх членів ХПГ. ХПГ не має практики тіньової бухгалтерії.

Публічність

Усі випадки підозри у корупції мають бути терміново досліджені. Встановлення проваджень, процес розслідування і результати досліджень мають бути доступні для всіх членів ХПГ, розглянуті Радою і представлені для дослідження на Загальних Зборах.

Впевненість

Політика щодо добровольців, членів і співробітників ХПГ як осіб зі сформованою соціальною відповідальністю полягає у впевненості у піклуванні кожної людини про її особисту і громадянську свободу, вірі у їх здатність діяти у відповідності із власною совістю.
Боротьба з корупцією в ХПГ починається з особистого контролю відповідальних осіб за їх рішеннями. У випадку появи складних етичних проблем особи повинні звернутися до Ради ХПГ.

Дисциплінарні заходи

Відносно осіб, які приймали участь у шахрайстві або корупційній діяльності, можуть бути вжиті наступні заходи:
– Докір;
– Штрафи адміністративного чи фінансового характеру;
– Звільнення.

3. Система запобігання корупційних дій в ХПГ.

Існує складна система запобігання корупційних дій в ХПГ:
– Вибори і ротація керівних і управлінських органів;
– Внутрішній контроль щодо осіб, відповідальних за фінанси, як зазначено в Керівництві «Фінансова політика і процедури», з розподілом їх обов’язків;
– Закупівлі, зазначені в «Положеннях про політику закупівель товарів, робіт і послуг»;
– Відбір і атестація персоналу.

Системи внутрішнього і зовнішнього аудиту і процедур реагування на аудит спрямовані до цього.

Керівництво «Фінансова політика і процедури» регулює діяльність відповідальних осіб, пов’язаних з прийняттям фінансових рішень і грошовим оборотом. Заробітна плата, витрати на відрядження і витрати на заходи обмежуються бюджетними сумами і не повинні перевищувати норми, встановлені урядом або прийняті в ХПГ. Крім того, витрати на заходи повинні бути обмежені прийнятою діловою практикою. Забороняється купувати алкогольну і тютюнову продукцію, а також предмети розкоші за рахунок ХПГ, а також інші особисті речі, які не вважаються необхідними для конкретних цілей проекту.

Всі витрати на відрядження і події ні за яких обставин не повинні досягати таких розмірів, щоб вони могли вплинути на неупереджене судження або процес прийняття рішень.

Всі особи, відповідальні за прийняття фінансових рішень, повинні утримуватися від подальших дій у разі невпевненості у результатах своїх дій, і просити допомоги від голови Департаменту ХПГ, директора ХПГ, голови Ради ХПГ, члена Ради ХПГ, Ревізійної Комісії ХПГ або іншого тимчасового наглядового органу, створеного в ХПГ з метою боротьби з корупцією.

Прийняте в ХПГ «Положення про політику закупівель товарів, робіт і послуг» повинне допомогти відповідальним особам укласти мотивовані і економічно вигідні договори при закупівлі дорогого обладнання, програмного забезпечення та послуг, уникаючи будь-яких підозр у корупції.

Процес відбору контрагентів з числа постачальників товарів та послуг повинен включати їх моніторинг. Адміністрація ХПГ завжди повинна оцінювати надійність контрагентів, і в разі появи будь-якої невпевненості в їх репутації або невиконаних зобов’язань більше не зв’язуватися з ними. Усі контракти повинні бути задокументовані в письмовій формі.

Ризики, пов’язані з корупцією, повинні бути прийняті до уваги в усіх правилах та інструкціях, що стосуються можливості цих ризиків.

Вибір і контроль консультантів та експертів, а також наймання персоналу

Специфіка діяльності ХПГ в якості неурядової організації з захисту прав людини в Україні полягає в тому, що вибір експертів і консультантів з юридичних, соціологічних та інших досліджень, різного моніторингу та інших послуг є дуже обмеженим. Таким чином, директор та менеджери проекту несуть відповідальність за проведення безперервного контролю якості результатів їх досліджень (послуг). Відповідальні особи повинні швидко реагувати на погіршення якості послуг, затримки у строках. Директор і менеджери проекту повинні проводити поточну роботу по розширенню кола консультантів та експертів.

ХПГ прагне уникати ситуацій, які викликають конфлікт інтересів. При закінченні будь-яких угод співробітники, члени ХПГ та волонтери повинні інформувати відповідальних осіб, дарувальників та інші сторони про існування відносин, які можуть принести особисту вигоду їм або їхнім родичам. Крім того, будь-яка особа, пов’язана з ХПГ, повинна робити самостійні заяви про можливий конфлікт інтересів. Ревізійна Комісія повинна враховувати всі потенційні конфлікти інтересів і рекомендувати заходи для їх зникнення. Голова Ревізійної Комісії повідомляє директору і Раді ХПГ про цей випадок. Рада ХПГ розглядає конфлікт інтересів на своєму засіданні, якщо це необхідно.

Для осіб, прийнятих до персоналу ХПГ, встановлюється правило «випробувального строку». Крім того, штатні співробітники повинні проходити переатестацію в якості одного з аспектів розгляду ризиків корупції.

Персонал повинен бути набраний за його позитивні якості, а не за відношення з існуючим персоналом, членами Ради і т.д. Необхідно уникати ситуацій конфлікту інтересів. Заступник директора з питань людських ресурсів несе відповідальність за ці ситуації в процесі найму.

4. Розслідування шахрайства або корупції

Про усі підозри в корупції слід негайно повідомити голові Ревізійної Комісії ХПГ (або іншому керівнику, якщо голова Ревізійної Комісії відсутній) для того, щоб відразу вжити необхідних заходів для мінімізації потенційного збитку і забезпечення швидкого розслідування підозр у корупції. Після того, як він (або вона) отримає такий сигнал, він (або вона) має провести ряд конкретних дій для виявлення правди у цьому відношенні. Цими правилами ХПГ гарантує конфіденційність і безпеку інформації. Анонімні повідомлення не беруться до уваги і не розглядаються.

При необхідності за рішенням директора або голови Ради ХПГ створюється група або встановлюється уповноважений контролер для негайного розслідування підозр у корупції. В особливих випадках відповідальні особи повинні зв’язатися із зовнішнім аудитором. Результати розслідування повинні бути доведені директором до персоналу і усіх членів ХПГ.

Директор повинен повідомити співробітників та членів ХПГ після закінчення розслідування про наступні факти:
– Подробиці того, що сталося, втрати з боку ХПГ (якщо такі є), як це було виявлено;
– Вжиті заходи, якщо такі були, обходження з відповідальними особами;
– Заходи, вжиті для відновлення втрачених активів та коштів;
– Дії, вжиті для запобігання аналогічних ситуацій у майбутньому.